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员工档案管理规定

来源:本站 作者: 时间:2019-04-05 04:36:23 点击:

  员工档案管理规定_制度/规范_工作范文_实用文档。员工档案管理规定 第一章 总则 第一条 为加快建设现代企业制度,规范员工的档案管理,变静态的员工管理为对员工成长过 程的动态跟踪,避免因员工档案遗失或职工隐私泄露,给企业和员工带来的风险,有 效的保

  员工档案管理规定 第一章 总则 第一条 为加快建设现代企业制度,规范员工的档案管理,变静态的员工管理为对员工成长过 程的动态跟踪,避免因员工档案遗失或职工隐私泄露,给企业和员工带来的风险,有 效的保护和利用档案,提高科学管理水平,特制订本规定。 第二条 员工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招聘、调配、培训、考核、奖励、选拔和 任用等工作过程中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务水平、工作表现以及工 作变动等情况的文件材料,是全面的考察员工的依据,是公司档案的组成部分。 第三条 本规定适用于公司全体员工。 第二章 机构和职责 第四条 员工的档案由公司的人力行政部负责管理,人力行政部设专人管理员工档案。 第五条 公司员工失踪、合理流失或出国不归者,其档案由公司人力行政部管理。 第六条 人力资源档案管理人员的职责 (一) 保管员工档案; (二) 收集和整理员工档案资料; (三) 办理员工档案的查阅、借阅和传递手续; (四) 登记员工工作变动情况; (五) 为有关部门提供员工情况; (六) 做好员工档案的安全、保密、保护工作; (七) 办理其他有关事项。 第三章 档案的内容 第七条 公司员工档案的内容和分类 (一) 岗位招聘申请单; (二) 应聘者登记表 (三) 个人简历 (四) 初试评估表; (五) 复试评估表; (六) 部门接收确认单; (七) 《聘任书》; (八) 《员工试用期报告单》; (九) 身份证复印件(或户口本复印件); (十) 学历证明、职业资格证书复印件; (十一) (十二) (十三) (十四) (十五) 《承诺书》、《职业道德及反欺诈行业准则》; 《员工手册》签收单; 《离职证明》; 包括但不限于员工入职后的各类人事变动及奖惩情况等相关资料; 《劳动合同》。 第四章 档案的收集、保管和销毁 第八条 公司人力资源部对员工进行考察、考核、培训、奖励等所形成材料要及时收集并进行 整理,保持档案的完整。 第九条 人事资料收集、归档后、人事管理专员在档案目录上详细填写员工姓名及档案资料清 单等内容,依据档案材料分类目录顺序排列,各种资料分类装订并注明收集人的姓名。 第十条 人力资源档案管理人员负责将员工档案按部门编号统一管理,并登记《档案存放登记 表》,建立《员工档案目录》,以便在需要的时候能及时查询。辞职、辞退员工的档 案单独保管。 第十一条 凡是归档的材料必须各部门认真考核、鉴别,保证材料的真实、文字清晰、手 续齐备。材料须经各部门负责人和分管领导签字后归档。 第十二条 第十三条 第十四条 按规定需要销毁的档案材料,必须经公司主管档案工作的领导批准。 档案目录和档案的样式、规格实行公司统一的制作标准。 严谨任何人以任何理由私自保存他人档案和利用档案资料营私舞弊。对违反规 定者,视情节轻重,严肃处理。 第五章 档案的提供利用 第十六条 因工作需要查阅和借用档案,须遵守下列规定: (一) 查阅档案须经部门负责人的同意,并签字确认。 (二) 档案除特殊情况外一般不借出查阅。如必须借出查阅时,应事先提交报告说明理由, 经部门领导批准,严格履行登记手续,并按期归还。 (三) 任何个人不得随意查阅或借用非本人的档案。 (四) 查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定,严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。查 阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。对违反者,应视情节轻重予以批评教育甚至 纪律处分。 (五) 因工作需要从档案中取证的,须请示部门负责人批准后才能复制办理。 第六章 档案的转递 第十七条 公司员工辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等,员工人事档案的保存期限为两年, 从离职申请表中核准的日期为依据计算,对超出保管期限的档案进行统一销毁。 第七章 附则 第十八条 本规定自下发之日起执行。 第十九条 本规定未尽事宜,将在以后的工作实践中予以完善。 第二十条 本规定由公司人力资源部负责解释。

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