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员工档案管理制度

来源:本站 作者: 时间:2019-04-05 04:36:06 点击:

  员工档案管理制度_制度/规范_工作范文_实用文档。为了规范公司人事档案管理,加强档案管理的完整性、真实性、及时性和保密性。同时为了维护人事档案的完整,防止材料损坏,便于高效、有序的利用档案资料,特制定本管理办法。

  员 工 档 案 管 理 制 度 一、目 的 为了规范公司人事档案管理,加强档案管理的完整性、真实性、及时性和保密性。同时为了维护人事档案的完 整,防止材料损坏,便于高效、有序的利用档案资料,特制定本管理办法。 二、适用范围 适用于公司员工纸质档案和电子档案的管理工作。 三、职 责 公司行政人事部门为本公司员工人事档案的归口管理部门。 四、原则 分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。 五、档案管理内容 1、员工入职档案:个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身 份证复印件、学历学位证复印件、转正及晋级表、离职证明、各类合同及协议。 2、员工培训档案:培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表(证 书原件) 、员工培训统计表。 3、绩效管理档案:将员工绩效考核相关资料按月归类整理。 4、员工离职档案:员工离岗包括员工与公司解除(终止)劳动关系,死亡等情形。 六、程序 1、新员工报到后,收齐新入职员工的所有手续、证件、资料后,统一装入新建的档案袋内,并在档案袋封面左上 方书写上档案袋编号、员工姓名、性别。将档案资料以纸质档案和电子档案两种载体保存,纸质档案统一归入 每位员工的个人档案袋,电子档案以 HR 管理信息系统为平台进行统一管理。员工人事档案管理人员须忠于职 守,严格遵守公司《员工保密管理制度》 。 2、档案建立:新员工经考核合格,入职之日始,即建立个人人事档案,起始档案材料包括:一寸近期免冠照片、 身份证和学历职称证件的复印件、个人简历、应聘挡案表、录用审批表、员工个人档案表、体检报告、离职(失 业)证明等。 七、 为保证员工档案信息的及时性和准确性,以体现系统时效性强的优点,及时更新、变化的资料进行系统录入, 具体时限要求如下: 1、 新员工入职、员工调动、任命、借用、离职信息自生成之日起二个工作日内录入电子档案,并进行纸质档案归 档; 2、组织机构变动、培训管理、考核管理、奖惩管理信息自生成之日起七个个工作日内录入,并进行纸质档案归档; 3、 社会保险、合同签订等信息自生成之日起七个工作日内录入,并进行纸质档案归档。 八、 人事档案借/调阅 1、调阅员工的人事档案需填写《档案借/查阅申请表》并经有效批准。 2、本部门员工的人事档案调阅需经部门主管批准。 3、 部门主管有权调阅其他部门员工的人事档案,但需行政人事部门主管审核,并报总经理批准。 4、部门主管级别的人事档案,总经理有权调阅。 5、调阅档案原则上在行政人事部门内部并在指定人员陪同下调阅。如需借出行政人事部门,需行政人事部门主管 批准。借阅档案的人员,对档案应妥善保管,不得遗失、泄密和污损,不准抽换、折卷和转换,不得复印, 借出的档案必须在 2 天内归还。 6、所有调阅档案,均需登记备案。 九、 人事档案归属 1、继续受聘的员工档案,作为其今后聘任聘用的依据;档案分类编号存放,一个员工一个编号,防止重名重姓员 工档案交叉,制电子目录,以便查阅。 2、离职员工的人事档案每月清查,另外存档,应在妥善保管一年以后销毁。部门主管以上人员、关键岗位人员档 案应妥善保管三年以后销毁。 十、本制度最终解释权归行政人事部,本制度从下发之起实施。 发出部门:行政人事部 借用、查阅人事档案审批表 借用/查阅部门 借用/查阅人 借用/查阅时间 归还时间 借用/查阅何人档案 借用/查阅理由 借用/查阅内容 借用/查阅人所在部门意见 行政人事部审批意见 总经理批示 借/查阅人事档案登记表 年 序号 借/查阅时间 借/查阅部门 被查阅人姓名 借/查阅理由 批准人 月 日 承办人 备注 查阅人姓名 归还时间

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