热门关键字:
公司档案
当前位置 : 首页 > 公司档案

档案归档整理流程图

来源:本站 作者: 时间:2018-12-24 21:53:28 点击:

  档案归档整理流程图_生产/经营管理_经管营销_专业资料。档案归档整理流程图 收 集 收集应归档的文件材料 齐全完整 归档判断 判断文件是否归档 依照归档范围,慎决 定文件去留 准确客观 确定期限 确定归档文件的保管期限 按部门 分 类 分类方

  档案归档整理流程图 收 集 收集应归档的文件材料 齐全完整 归档判断 判断文件是否归档 依照归档范围,慎决 定文件去留 准确客观 确定期限 确定归档文件的保管期限 按部门 分 类 分类方法科学、 适用, 保持相对稳定 编 制 页 码 只编没有页码的部分 不空号、不漏号 装 订 用不锈钢钉或线单“件” 装订 按期限—机构—时间三个 层次排列 在每一“件”的上方空白 处盖档号章 便于保管利用 顺序相对固定 排 序 盖 档 号 章 清晰、端正,件号不 重、准确 录入的内容尽可能详 细、准确 不同保管期限, 不同机构 的不要装入同一盒 电 脑 著 录 有关的的信息录入专用的 档案管理软件 装 盒 排 架 按件号顺序装盒、上架 打 印 目 录 归档文件目录一式两份 分保管期限按件号顺 序打印归档文件目录 编 制 检 索 工 具 写归档说明、装订成档案 目录 目录封面、背脊上的 项目要填写完整 档案管理规定 一、档案管理 (一)凡是能准确反映公司各项业务活动的文件、材料、声像、报表, 都必须及时归档,确保完整无缺。 (二)文档管理员必须坚持文书随时立卷的归档制度,并分门别类,做 好收集、整理、立卷、归档工作。 (三)档案内容包括从成立之日起每年在经营管理工作中形成或公司 制发的应归档的文件材料。 二、文书档案管理 (一)归档范围 1、行政综合类:包括重要的会议材料;制定的内部法规性、政策性文 件;组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料;发展规划、工作总结 汇报;政府机关颁发的重要文件。 2、组织人事\教育培训类:员工变动表、花名册、教育培训卡。 3、会计统计类:年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明, 各种季度报表、月报表,政府主管部门下发的有关文件材料。 4、质量管理类:质量管理方面的制度。 5、技术类:产品及生产方面技术文档。 6、销售纪事类:公司大规模的销售活动纪事。 (二)文书的档案立卷 1、归档的文件材料种类、份数以及每份文件页数,均应齐全完整。 2、在归档的文件材料中,应当将每份文件的正本与副本、印件与定 稿、请示与批复,分类一起排列,不得分开。 3、不同年度的文件一般不得在一起立卷,但跨年度的请示与批复, 放在复文年立卷;没有复文,放在请示年立卷;跨年度的规划,归在文 件所针对的第一年立卷;跨年度的总结, 放在所针对的最后一年立卷, 跨年度的会议文件,归在会议召开的年度立卷。 三、归档时间 公司经营管理活动中的各种合同及常规性报表, 根据各自不同的 时限要求及时上缴总经理和人力资源部;其它各类档案如声像档案、 活动档案、工程档案等由各部门暂时保管,月底统一汇总到人力资源 部。会计档案由财务部自行保管。 四、档案的借阅及销毁 (一)借阅档案需按规定办理借阅手续,在规定的范围内查阅。不得在 档案上涂改、撕毁,并应及时归还。 (二)会计档案一律不准外借。内部调阅应经财务负责人同意。外单 位因特殊需要,查阅有关会计档案时,应持正式公文,并经公司领导 同意。查阅会计档案时不得将档案带出公司;如需摘抄、复印,应经 财务负责人同意方可办理。 (三)定期对档案进行鉴定,准确地制定档案销毁清单,对失去保存价 值的档案,登记造册,经人力资源部负责人审核,报公司领导批准后 方可销毁,销毁时需有两人以上参加,并在销毁清册上签字。

最新评论共有 0 位网友发表了评论
推荐文章